보고서 작성을 위한 마인드 세팅: <한 장 보고서의 정석>을 읽고

보고의 핵심은 상대방이 듣고 싶은 얘기를 하는 것이다.

 

‘그래서 니가 하고 싶은 말이 뭔데?’ 살면서 이 말 한번쯤 안 들어본 사람이 있을까? 집에서 가족과, 직장에서 상사와, 커피숍에서 연인과, 우리는 살아가면서 수 많은 얘기를 듣고 또 말한다. 그 과정에서 종종 의사소통의 문제가 생기기도 한다. 상대방이 도대체 무슨 말을 하고 싶은 건지 파악이 안되고 내가 어떻게 해주길 바라는지 분명하게 얘기하지 않아 답답함을 느낀다. 발화자의 입장에서도 ‘내가 지금 무슨 말을 하고 있는거지?’ 싶은, 상대방도 나도 어리둥절한 상황에 놓일 때도 있다. 원활한 의사소통은 모든 인간이 가진 평생의 숙제이며 해결해야 할 문제이다.

 

일상생활에서 이루어지는 의사소통은 친밀감의 공유, 서로에 대한 공감이 목적인 경우가 많기에 그 과정에서 오류가 조금 발생하더라도 큰 문제가 되지 않는다. 하지만 직장생활에서는 다르다. 직장에서 이루어지는 의사소통은 대부분이 의사결정을 위한 것이며 의사소통의 오류, 비효율적인 의사소통은 곧 낭비이자 기업이 보유한 자원의 소모로 이어진다. 그렇기에 많은 기업들은 오래 전부터 이 문제에 주목하고 해결하기 위해 노력하고 있다.

 

본 저서 <한 장 보고서의 정석>은 직장에서 이루어지는 의사소통 중에서도 ‘보고’, 그리고 그 기반이 되는 문서인 ‘보고서’에 초점을 맞추고 있다. 익명의 팀장은 ‘기업활동에서 보고란 신체에 비유하자면 혈액의 흐름과도 같은 것이다.’라고 표현하였다. 보고는 그만큼 기업이라는 공동체가 유지되기 위해 필수적으로 이루어져야 하는 활동으로, 기업의 구성원인 개인은 끊임없이 보고서를 작성할 수 밖에 없다. 하지만 인크루트의 조사에 의하면 안타깝게도 88%의 직장인이 그 과정에서 스트레스를 받고 어려움을 겪고 있다고 한다.

<한 장 보고서의 정석> 표지다. 표지부터 남다른 디자인으로 인해 책에 대한 신뢰감이 저절로 들지 않는가?

 

본 저서는 보고서 작성에 치를 떠는 이들, 그리고 필자 같은 보고서의 ‘보’자도 모르는 사회초년생에게 큰 도움이 될 만한 책이다. 책 전반에 걸쳐 저자는 효율적이고 효과적으로 보고서를 작성하기 위한 기본 마인드 세팅은 물론, 특정 상황에 활용할 수 있는 보고서의 기본 양식(framework)을 충분하게 제공하고 있다.

 

저자는 보고서가 제대로 작성되지 않는 이유, 소위 까이는 이유로 4가지를 꼽았다. 보고서를 작성할 때 이 네 가지에 조심한다면, 완벽하진 않더라도 욕먹지는 않는 보고서를 작성할 듯싶다.

첫 번째는 핵심의 부재이다. 보고서에 문제의 핵심이 무엇인지, 제안의 핵심이 무엇인지 드러나지 않는다는 것이다. 저자는 결국 보고서란 아래의 3가지의 유형으로 구분되며 보고서 작성에 앞서 어떤 유형의 보고서인지 파악하고 각각의 유형에 맞는 핵심을 위주로 작성할 것을 권한다.

 

1) 상황 보고: 문제적 상황이 무엇인지 공유하는 것. 정확한 정보 전달이 핵심

2) 요청 보고: 문제에 대해 필요한 것을 요청하는 것. 액션플랜이 핵심

3) 제안 보고: 문제에 대한 해결책을 제시하는 것. 문제에 대한 원인파악과 제안의 근거가 핵심

 

두 번째는 구조의 부재이다. 두서없이 나열된 보고서에서 나타나는 문제이다. 저자는 구조를 갖추기 위하여 상대방에게 초점을 맞출 것을 권한다. 상대방이 듣고 싶은 핵심에 주목하여 그 순서대로 표현하였을 때 구조는 저절로 완성된다는 말이다. 구조화를 위한 핵심파악의 예시로 다음과 같은 사례를 제시하고 있다.

 

팀장님으로부터 ‘<기획의 정석> 교육할지 말지 검토하라’는 지시를 들었다고 하자. 이때 “내가 기획 하나는 잘 알지”하면서 내가 잘 아는 것에 초점을 맞춰 엉뚱하게 기획이 무엇인지, 기획 교육의 방법론에 대한 내용을 조사하여 보고하게 될 경우엔 팀장님의 호통을 면치 못한다.

반대로 여기서 보고의 대상인 팀장에게 초점을 맞춰 1)기획 교육이 왜 필요한지에 대한 당위성을 조사하고 2)<기획의 정석> 교육이 실제로 업무에 도움이 되었다는 사례를 덧붙이며 나아가 3)교육을 담당하는 강사의 신뢰도까지 조사할 수 있을 것이다.

 

세 번째는 팩트의 부재이다. 보고서는 문학적 글쓰기가 아니다. 저자는 보고서 작성 시 유려한 문장을 자제하고 ‘보고서형 문장’을 채울 것을 권하며 보고서형 문장 작성을 위한 10가지의 tip을 함께 제시하고 있다. 그 중에서도 ‘그래프를 작성할 때 키메시지(화살표, 단위 구분 선 줄이기, 선택적 숫자 표기)를 추가한다’는 tip의 경우 바로 적용가능 해 보여 따로 기록해두었다.

 

네 번째는 액션플랜의 부재이다. 결론이 없는 보고서를 말한다. 결국 보고란 일을 진행하기 위해 이루어지는 것인데 그 보고서에 어떻게 하자, 어떻게 해보자는 말이 없어서는 안 된다. 저자는 여러 사례를 통해 각종 상황에서 어떻게 액션 플랜을 제시할 지에 대해 전하고 있다.

 

본 저서는 보고가 필요한 여러 상황(요약, 요청, 제안 등)에 맞춰 보고서를 작성하는 데 도움이 될 만한 기본 틀을 제공하고 있다. 필자와 같은 사회초년생은 해당 양식을 참고하여 난생 처음 받아보는 팀장님의 지시나 과제를 수행해나갈 수 있을 것이다. 물론 이 기본 틀만으로는 부족하다. 이 기본 틀에 대한 이해를 바탕으로 각자 자신의 회사, 부서에 맞게 틀을 변형하고 발전시켜야 중간가는 보고서가 아닌, 상관이 만족해하는 보고서를 작성할 수 있을 것이다.

 

신입사원이라 일이 없고 여유시간이 많은 요즘이다. 지금 우리 회사, 우리 팀에서 사용되는 각종 보고 양식들을 익혀, 막상 상황이 닥쳤을 때 능숙하게 작성할 수 있도록 준비해야겠다.